确立会议的目的
确立会议的目的是第一要素，而这需要从了解客户以前的会议活动及客户本身开始。通过会议的相关的活动来达到最终的会议目的。可以了解客户的一般需求和关注要点等。对客户本身的了解可以帮助我们细致入微地了解客户的企业文化、生意规模及状况等，为客户提供更满意的会议安排，以期达到他们满意的效果。当然，不要忘记了解本次会议的参加者。明确本次会议参加者可使酒店清楚地了解会议的性质、与会者的期待和会议的目的。这样，我们在对会议进行事无巨细的安排时，可以紧紧围绕会议的目的进行设计，协助客户使与会者更专心于会议，从而达到客户预期的会议效果。
重视细节服务
细节往往决定一切。会议过程中的很多细节值得酒店重视，处理得好会达到更好的效果，使客户和每位与会者满意。例如：宴会菜单要充分考虑与会者的民族习惯、禁忌、过敏体质及素食等要求；在视听设备方面，充分满足客户需求。要知道，忽视这些细节，会使酒店整体的良好服务毁于一旦。
会议的日程是关键
在帮助客户制订会议安排和确认会议细节时，客户的会议日程是唯一准绳，一经确认不可逾越。在这里，一切要以客户的会议日程为标准，任何安排要服务于此，不然会适得其反。
在客户与企业就会议活动的整个协商过程中，企业与酒店方面是否有专人来负责与客户商谈非常重要。企业不希望在每一次的商谈及讨论住宿和会议、宴会时经常面对不同的人员。一站式专人负责是流行的趋势。从最初报价到最终会议结束，指派专人负责某一个会议，客户相当于拥有一个会议管家负责合同签署、会议安排、餐饮协调，甚至最终结帐。此外，这种专人负责制会促进客户对酒店的忠诚度，因为一旦客户满意，酒店及负责的专人便得到了客户的信任，有理由期待该客户的下一次预订。
切忌不切实际的承诺
最后要强调的一点是：让客户满意是酒店的宗旨；但不是对客户不切实际的承诺。一切承诺要以实际为依据，即能够兑现。企业和酒店都无法承担失败的后果。请记住：真实创造信任，信任培育忠诚。
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